Datenschutzerklärung für Bewerber und Mitarbeiter (m,w,d)

1. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher

Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO sind:
Peter Schmitz und Stefanie Wiemann,
für die Kanzlei Schmitz und Partner, Steuerberater in Essen,
Dorotheenstr. 1, 45130 Essen

Datenschutzbeauftragter der Kanzlei ist die
sdw-consulting
Sankt-Nikolaus-Siedlung 14
42781 Haan
datenschutz@sdw-consulting.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und Verwendung

Wenn Sie sich für eine berufliche Tätigkeit bei uns bewerben, erheben wir die uns von Ihnen zur Verfügung gestellten Bewerberdaten.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als Bewerber identifizieren und beurteilen zu können zu können und
• zur Korrespondenz mit Ihnen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zu den genannten Zwecken erforderlich. Die Datenverarbeitung erfolgt gemäß § 26 BDSG, insbesondere für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung.

Wenn wir Ihre Daten anderweitig verwenden sollen oder wollen (z.B. zur Aufnahme in einen Bewerberpool), geschieht dies nur auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO).

Wird von uns kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründet, so werden die Bewerbungsunterlagen spätestens vier Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, es sei denn, dass

• Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt haben oder
• einer Löschung sonstige berechtigte Interessenvon uns entgegenstehen.

Ein sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Begründen wir ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen, erheben wir obige und weitere Informationen,
die wir für die Zahlung Ihres Arbeitsentgelts, Ihre Sozialversicherung und die Abfuhr Ihrer Lohnsteuer
benötigen, nämlich Angaben zum Familienstand / zu Kindern, Bankverbindung, ggf. Abmahnungen,
Sozialversicherungsdaten, Steuerklasse, Angaben zur beruflichen Weiterbildung, Urlaubszeiten,
Religionszugehörigkeit, Zutrittsdaten (Gebäudezutritt), Arbeitszeiten, Benutzernamen und Log-Daten (bei der Nutzung des Internet) und die Betriebsratszugehörigkeit als Beschäftigungsdaten.

Die Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zu den genannten Zwecken für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Beschäftigungsverhältnis erforderlich.

Die von uns zu Beschäftigten erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde, Bei Rentendaten zur Betrieblichen Altersversorgung 30 Jahre) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass

• Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt haben oder
• einer Löschung sonstige berechtigte Interessen von uns nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO
  entgegenstehen.

Jegliche Verarbeitung erfolgt nur in dem Maße, wie dies für den Abschluss des  Beschäftigungsverhältnisses, zu dessen Durchführung und für die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen gegenüber Sozialversicherungen und Finanzverwaltung sowie für den geordneten Geschäftsbetrieb erforderlich ist.

 

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt:

Eine Übermittlung von Bewerberdaten an Dritte ist nicht vorgesehen und erfolgt allenfalls nach vorheriger Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO.

Eine Übermittlung von Beschäftigtendaten erfolgt regelmäßig an staatliche Stellen (Finanzverwaltung), an Sozialversicherungsträger und den Steuerberater.

 

4. Übermittlung von Daten in Drittländer (nicht EU)

Betriebssysteme wie z.B. Microsoft Windows greifen immer auf bestimmte Daten zu, um diese als Telemetriedaten weiter zu geben (Daten über Fehlermeldungen und Kennzahlen zur grundsätzlichen
Nutzung). Diese Daten kompromittieren allerdings nicht die innerhalb einer virtuellen Arbeitsplatzumgebung benutzten und vorliegenden personenbezogenen Daten. Zugriff auf diese Daten wäre den Betriebssystemen zwar grundsätzlich möglich, findet allerdings gem. Aussage der Hersteller nicht statt.

Auf den von uns genutzten Rechnern ist bereits eine virtuelle Benutzerumgebung aufgesetzt. Das Risiko eines Datentransfers ist nun auf solche Fälle begrenzt, in denen durch den Benutzer Daten außerhalb der geschützten Umgebung abgelegt werden.

Daher besteht bei uns ein striktes Verbot zur Speicherung von Daten außerhalb der virtuellen Maschine.

 

5. Veröffentlichung von Daten im Internet

Es ist unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs 1 lit f) DSGVO Ihren Namen, Vornamen, Berufliche
Funktion sowie ihre betriebliche Telefonnummer auf unserer Homepage im Internet zu veröffentlichen.

Eine Veröffentlichung eines Fotos nehmen wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung vor. Bitte beachten Sie unsere Informationen zur „Veröffentlichung von Daten im Internet“. Ihre Daten auf unserer Homepage werden wir löschen, sobald das Beschäftigungsverhältnis beendet wurde oder ein anderer Grund einer weiteren Veröffentlichung entgegensteht.

 

6. Nutzung von Videokonferenzsystemen

Wir stellen unseren Mitarbeitern im Rahmen individueller Vereinbarungen die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice zur Verfügung. Um dennoch eine Integration in das Team Schmitz + Partner und den
Kommunikationsfluss sicherzustellen, finden regelmäßig Besprechungen auch unter Nutzung eines
Videokonferenzsystems statt. Die gesetzlichen Informationspflichten entnehmen Sie bitte der separaten Information: „Datenschutzerklärung Videokonferenz“.

 

7. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine etwa erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen,
was zur Folge hat, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft
nicht mehr fortführen dürfen;

gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen, insbesondere über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftige Informationen zu deren Einzelheiten;

gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns
gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem
strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen
anderen Verantwortlichen zu verlangen (Datenübertragbarkeit);

gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden, soweit Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet, wozu eine entsprechende Erklärung an datenschutz@vonrohr.de genügt; und

gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wobei Sie sich in der Regel hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Firmensitzes wenden.